Como escrever um email profissional e facilitar sua vida

Saiba como escrever um email profissional de maneira assertiva, sem gastar o seu tempo nem o dos outros

Como boa parte das pessoas, você também deve sofrer bastante com os emails profissionais que recebe. Além da quantidade que, em geral, é muito exagerada, existe outro problema constante relacionado à qualidade dos textos.

Mas sempre é bom fazer uma autocrítica e se perguntar: “eu mesmo escrevo email profissional pensando em facilitar a vida de quem recebe?” Muito provavelmente a resposta será “nem sempre”.

Por isso, acompanhe alguns alertas e orientações para deixar seu texto mais eficiente.

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A quantidade de emails mata qualquer um

Ninguém tem tempo sobrando na sua agenda diária para ler todas as coisas que chegam na caixa postal eletrônica. Isso é um problema que só pode ser resolvido de uma maneira: seleção do que é essencial e do que pode ser deixado para mais tarde ou para nunca mais.

Portanto, não maltrate as pessoas. Ajude-as a lerem apenas o que interessa. A lógica do envio do email profissional é endereçar exclusivamente para quem está envolvido com o assunto.

Quando necessário, copie apenas aquelas pessoas que devem ter ciência sobre o que está acontecendo. Jamais inverta a ordem mandando para quem não pode fazer nada e copiando o responsável, porque isso complica o entendimento das pessoas e o trabalho acaba não saindo. Lembra do ditado “cachorro que tem vários donos morre de fome”?

Da mesma forma, quando você receber um email profissional, responda apenas para quem enviou. Nunca envie seus comentários para todos. A opção “responder a todos” deve ser utilizada somente quando, de fato, todos os copiados forem fazer um uso direto do seu conteúdo.

Pessoalmente estou cansado de receber e-mails contendo apenas “OK”, “agradeço o envio” ou “obrigado pelo convite” de 20 ou 30 pessoas que estão respondendo para quem enviou com cópia para todos. Isso é o fim do mundo. Porque eu teria que saber se alguém irá ou não a um evento?

Os segredos para ser claro no email profissional

Um texto de e-mail deve esclarecer todos os pontos relacionados ao assunto, para evitar que outros e-mails precisem ser enviados pedindo informações complementares.

Para ser claro, muitas vezes é necessário até mesmo ser redundante. Por exemplo: “na sexta-feira pela manhã, 20/maio/2016, às 8h”. Este recurso deve ser utilizado para evitar que ocorram mal-entendidos.

Perceba que ao citar na sexta-feira ficaria subentendido que é a próxima e, portanto, não haveria necessidade de explicitar o dia 20 de maio. Mas como você não sabe exatamente quando o e-mail será lido, vale a pena reforçar.

Da mesma forma, quando escrevemos 8h só pode ser da manhã, porque à noite seria 20h, mas as duas informações se somam em favor da clareza.

Sempre que possível coloque referências no texto que orientem os destinatários. Por exemplo: número da ordem de serviços, cor da pasta de documentos, código do produto, link de acesso à informação, localização do parágrafo na petição, indicação de locais próximos ao endereço e muito mais. Isso economiza o tempo da realização de alguma tarefa.

Email cordial tem mais chance de ser bem interpretado

Formas de tratamento bem utilizadas, em geral, predispõem o leitor a um comportamento mais favorável. Muita gente é tão direta ao ponto que passa a imagem de agressividade.

Recomendo seriamente que seja utilizado o nome da pessoa na abertura do texto, precedido de um tratamento específico conforme o caso. Advogados e médicos gostam de ser chamados de doutor, professores se sentem honrados com sua profissão, assim como militares e eclesiásticos preferem ouvir seus cargos antes do nome.

Muitas vezes, dependendo de quem vai receber, utilizar um “prezado” ou “senhora”, além do cargo ocupado e a profissão podem deixar as portas da mente mais abertas.

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Há algumas palavrinhas mágicas que devem ser utilizadas sempre: por favor e obrigado. Mesmo que se pense que a pessoa que vai receber tem a obrigação de fazer determinada tarefa, não custa nada solicitar um favor e, pode apostar, a receptividade será muito maior.

Também é simpático disponibilizar formas de contatar você para que a pessoa possa solicitar mais esclarecimentos se necessário: celular, telefone, endereço, Whatsapp. Muitas vezes estes dados não estão na assinatura do e-mail corporativo.

Tempo: o senhor da razão e da paciência

Tempo pode ser dinheiro, mas também é algo muito mais valioso. Tão importante que é escasso e não pode ser reposto.

Ler email profissional consome tempo da agenda de qualquer pessoa. Ou seja, consome a vida. Por isso, quanto mais objetivo e direto ao ponto você for, melhor para todo mundo. O grande segredo são os textos curtos. Eles evitam que seu destinatário durma durante a leitura.

Caso algo tenha que ser escrito em muitas linhas, pense antes se não é melhor falar pessoalmente. Cada vez menos as pessoas se prontificam a ler textos muito longos. E se não será lido, para que enviar?

Sob a mesma preocupação de poupar o tempo alheio, resuma o assunto logo no primeiro parágrafo. Assim você garante que a pessoa ficará inteirada do assunto.

Outra dica importante, ainda relacionada ao relógio, é definir corretamente todos os prazos. Por exemplo: sexta-feira, até 11h ou na primeira semana de junho. Evite: “ainda hoje” porque 23h59min ainda é hoje; “primeiro horário” porque você não sabe que horas a pessoa começa a trabalhar; “assim que possível” porque podem te dizer “só no ano que vem”; ou “urgente” que já perdeu a credibilidade porque tudo é para ontem.

6 perguntas para garantir um bom email profissional

Complementando a lógica da clareza, ao terminar de escrever um email profissional você deve fazer uma releitura para verificar se tudo o que é essencial está descrito.

Para isso, faça seis perguntas fundamentais:

• Qual é o assunto?
• O que precisa ser feito?
• Como deve ser feito?
• Quem é responsável por fazer?
• Quando deve fazer?
• Onde deve acontecer?

Caso todas essas perguntas sejam respondidas com informações suficientes para que o destinatário possa compreender integralmente a mensagem, pode ter certeza: seu e-mail atingirá o objetivo.

No entanto, caso o assunto exija outros esclarecimentos, limite-se a responder apenas um único e-mail com dúvidas. Daí para frente, esclareça pessoalmente ou fale pelo telefone, mas faça um contato direto.

Email profissional é ótimo e facilita a vida, mas nunca será melhor do que um contato direto.

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