12 dicas infalíveis para melhorar a produtividade no trabalho

 Saiba como melhorar sua produtividade e organização diária no trabalho

Todos os dias temos muitas coisas para fazer, sejam pessoais ou de trabalho e, ao fim do dia, nos damos conta (com certo desespero) de que não conseguimos resolver nem a metade das coisas pendentes.

Manter o nível desejado de produtividade não é fácil, com tantas distrações. Mas algumas atitudes podem ajudar bastante.

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Produtividade e organização no trabalho: 12 dicas infalíveis 

1 – Levante-se cedo

Acordar cedo traz muitos benefícios: 

• Trabalhar em um ambiente sem distrações, sem telefonemas ou muito barulho
•  Rever a sua agenda para o dia
• Completar as tarefas mais importantes enquanto você ainda está com a cabeça fria

Dicas para conseguir acordar cedo:

• Exponha-se à luz do dia
• Lave o rosto ou tome um banho
• Beba água ou chá verde para ficar hidratado
• Coma alguma coisa leve: frutas, iogurte, nozes
• Mexa-se para agitar a corrente sanguínea: suba alguns lances de escada ou faça 25 polichinelos (saltos)
• Conecte-se com sua paixão: Leia um blog ou assista a um vídeo que atice o seu interesse

2 – Planeje sua agenda

Fazer muitas tarefas ao mesmo tempo diminui a produtividade e elas acabam ficando mal feitas! Tente dividir o dia em blocos de tempo e focar em uma tarefa específica durante o tempo designado. Você pode também fazer isso com a semana inteira, dividindo o tempo entre suas atividade de trabalho e pessoais, estipulando um tempo para tudo, desde mídia social até atividades físicas.

Blocos de tempo: ficar concentrado em uma única tarefa por um período curto de tempo e fazer um pequeno intervalo aumenta o foco e resulta em maior produtividade.

Para usar esta técnica faça o seguinte:

• crie uma lista de tarefas
• priorize as tarefas que você quer completar durante um bloco de tempo
• estabeleça um tempo de 25 minutos (cronometre) e trabalhe na primeira tarefa da lista
• Faça um break de 5 minutos: levante-se da sua mesa e faça uma pausa mental
• A cada 4 blocos de trabalho de 25 minutos faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos

3 – Elimine distrações

Feche as inúmeras abas e janelas do seu computador, a não ser aquelas que você está usando. Bloqueie alguns sites como o Facebook por um período de tempo,  como uma hora. Existem alguns aplicativos que fazem isso, como o StayFocusd, que funciona no Google Chrome.

4 – Separe as tarefas em grupos

Organize as tarefas agrupando-as de forma mais eficiente, fazendo as tarefas similares em sequência de forma a evitar o desperdício de tempo. Por exemplo: tente dar todos os telefonemas da manhã em sequência, assim você não vai interromper as próximas tarefas, evitando perder o foco e se desconcentrar.

Outro exemplo: tente fazer todas as atividades externas de uma vez só, assim não tem que sair mais de uma vez durante o dia.

5 – Faça breaks frequentes

Não é saudável nem produtivo ficar sentado ou em pé por horas. A concentração diminui. Mexa-se a cada 50 minutos. Coloque o alarme para lembrar dos intervalos.

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6 – Mantenha listas múltiplas

Ficamos sobrecarregados quando temos muitas coisas na mente. Faça listas para as diferentes áreas da sua vida para se manter organizado e focado. Há 4 ações para implementar isso:

• Estabeleça um sistema para seus projetos, seja com um software como Evernote ou com o velho papel e lápis. O importante é manter o controle sobre todas as coisas que você precisa fazer
• Faça uma lista dos projetos potenciais nas diferentes áreas da sua vida, por exemplo: marcar um jantar em família, organizar as férias, ler um livro específico importante para a carreira, fazer um plano de previdência, escrever um e-book.
• Quebre um projeto maior em várias tarefas menores. Por exemplo: caso você esteja pensando em escrever um e-book:- Desenvolva ideias para o livro por 15 minutos usando a lógica da construção de um Mindmap– Selecione as ideias mais interessantes- Faça um novo brainstorming para o desenvolvimento das ideias escolhidas por outros 15 minutos com Mindmap- Crie um documento e escreva os títulos dos capítulos-Escreva um rascunho inicial- Peça para três pessoas lerem- Edite e escreva uma cópia final- Leia pela última vez
• No final do dia, planeje as tarefas mais importantes para o dia seguinte. Comece amanhã focando nessas atividades

7 – Estabeleça objetivos que possam ser alcançados

Tenha metas inteligentes: S.M.A.R.T. G.O.A.L.S.

▪  S = Specific: Se o objetivo não for especifico é impossível saber se você alcançará seu intuito com o que está fazendo
▪  M = Measurable: A mensuração vai te dar uma indicação do quanto você está perto de atingir o seu objetivo
▪  A = Attainable: É importante que seu objetivo seja atingível, de outra forma você estará perdendo o seu tempo e além disso vai se frustrar. É bom criar desafios, mas que possam ser superados
▪  R = Relevant: não crie objetivos para agradar seus chefes, pais ou filhos, senão você não vai conseguir alcançá-los. Analise a real importância e emergência deles
▪  T = Time Based: cada objetivo deve ter uma data para ser alcançado.
Estabeleça objetivos para todas as áreas de sua vida, não só para seu trabalho. Há dois tipos de objetivos:

• Objetivo de desempenho, no qual você quer atingir um resultado específico. Por exemplo: “Irei à academia 12 vezes este mês”
• Objetivo de superação, no qual você quer atingir uma métrica específica, por exemplo: ”Ao fim de junho eu terei perdido 2 kg”.

Objetivos de superação levam a uma frustração se você falhar em alcançá-los. Neste sentido, objetivos de desempenho são muito melhores porque eles te fazem focar no processo e atingi-los está sob seu controle.

8 – Maximize o momento do dia mais produtivo

Aproveite a hora do dia que você trabalha com maior concentração obtendo melhores resultados. Essa é a “hora sagrada” para fazer suas tarefas mais difíceis! Não a desperdice com atividades simples.
Há também um princípio chamado “80/20” que diz que 80% dos resultados vêm de 20% do trabalho.

9 – Estabeleça prazo

Faça com que eles sejam longos o suficiente para que você consiga cumpri-los, mas curtos o suficiente para que você não perca seu tempo se eles não estiverem funcionando.

Quando você atingir o prazo, avalie para ter certeza de que não é uma perda de tempo e tome uma decisão se você deve continuar com esse objetivo ou se é melhor focar em alguma outra coisa.

10 – Pare de perder tempo

Empreendedores de sucesso já sabem o valor de manter o foco nas coisas que realmente importam. Limite o tempo que você assiste à televisão ou que dedica às mídias sociais. Deixe tempo para coisas essenciais.

11 – Tenha um tempo sem internet

Sua caixa postal terá sempre centenas de emails e as pessoas vão esperar que você esteja constantemente disponível. Por isso é importante ter um tempo desconectado!

Informe as pessoas próximas quando você está disponível ou não. Por exemplo, diga que aos domingos você não checa os emails. Faça um hábito ter um tempo só para você para ficar com sua família ou amigos. Faça exercícios ou pratique algum esporte.

12 – Foque nos seus pontos fortes

É melhor que outros (experts) façam aquilo que você não sabe fazer, pois além de ser uma perda de tempo e energia, a tarefa não vai ficar bem feita. Faça aquilo que você sabe e que faz bem para ter melhores resultados.

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